Paulo Pitta - Organização de almoxarifado

Críticas, como aprender com elas?

2011-05-30T21:32:00.001-03:00

Baseado em trechos o livro "Are you talking to me?" Este texto enviado pelo mestre e amigo Jair Stérckele, trata de uma questão que por muitas vezes é levada para o lado emocional e muitas pessoas mergulham até em depressões profundas por não saber lidar com as críticas. Aproveitem a leitura.

As 7 Etapas De Como Reagir Positivamente Às Críticas E Aprender Com Elas

Um dos tópicos mais importantes no ato de Comunicar MAIS e melhor está em saber receber críticas ou também conhecido como feedback negativo. Nunca é fácil ouvir de outras pessoas as opiniões ou informações e esta situação sempre acaba por nos colocar na defensiva.

Se você seguir os passos abaixo, vai estar mais preparado e pronto para aliviar a pressão causada por este tipo de situação. Além do aprendizado, você poderá transformar o fato negativo para a maioria das pessoas, em uma oportunidade. Você poderá responder para outra pessoa de tal maneira que cause uma impressão positiva e duradoura:

1. Respire Fundo

Antes de se mexer fazer qualquer movimento ou… responder, defender-se ou mesmo fazer o menor movimento com os olhos – respire fundo. Use esse breve instante, enquanto você respira, para preparar-se para ouvir. Faça isto sem nenhum tipo julgamento, ao o que está sendo dito pela outra pessoa. Respire fundo para ter tempo para pensar.

2. Separe-se da Crítica

Mentalmente, separe a sua pessoa da crítica que está sendo feita. Diga a si mesmo – Este Feedback não é específico sobre minha pessoa.

3. Ouça com Atenção

Sintonize exclusivamente naquilo que a outra pessoa está dizendo, em vez de ficar pensando e formulando a resposta que vai dar à aquele que fez a crítica (feedback).

4. Responda com Calma

Tranqüilize aquele que está fazendo a crítica, demonstrando que você está ouvindo plenamente ao feedback dizendo: "Parece que você precisava…" ou "Eu entendo o que você quer dizer."

5. Aceite Serenamente

Assuma totalmente a responsabilidade por suas ações, sem tentativas de mudanças de última hora e evite dar desculpas ou justificativas. Peça desculpas com diplomacia, sendo o mais sincero: "Lamento que minhas atitudes tenham causado estes efeitos. Certamente não era minha intenção."

6. Pense no Futuro

Demonstre sua intenção de atender às expectativas da pessoa envolvida no futuro: "Vou definitivamente estar mais atendo na próxima vez "ou" Tenho certeza de que não acontecerá de novo."

7. Agradeça a outra Pessoa

Lembrando sempre que a crítica (feedback) não aconteceu com o intuito de ofender sua pessoa, mas sim como uma maneira de melhorar as relações pessoais e de trabalho, demonstre sinceramente a sua gratidão à outra pessoa dizendo algo como: "Obrigado por ter me alertado sobre o que ocorreu" ou " Eu aprecio a crítica (feedback). Por favor, avise-me se você notar algo como isso novamente."

Para Comunicar MAIS é necessário que tenhamos a disposição de mudar, claro que para isso e muito importante entender que mudança é um processo lento e muitas vezes doloroso, pois estamos acostumados a agir daquela determinada maneira. A grande vantagem do processo de buscar melhorar nossa comunicação é que podemos testar e experimentar quantas vezes desejarmos, com a grande chance de acertar, crescendo pessoalmente.

- Parte deste texto foi baseado em trechos do livro "Are You Talking to Me?"

Mudança

2011-01-31T22:05:00.005-03:00

Uma mudança ou transformação pressupõe uma alteração de um estado, modelo ou situação anterior, para um estado, modelo ou situação futuros, por razões inesperadas e incontroláveis, ou por razões planejadas e premeditadas.

Mudar envolve, necessariamente, capacidade de compreensão e adoção de práticas que concretizem o desejo de transformação. Isto é, para que a mudança aconteça, as pessoas precisam estar sensibilizadas por ela.

Perceber a dinâmica das mudanças é uma necessidade. Viver atualizado é uma questão de sobrevivência e uma maneira de visualizar melhor o futuro, já que os novos tempos exigem uma nova postura de pensamento. Existe um mundo que está acabando e outro que está começando e as pessoas, naturalmente, costumam lidar com isso de maneira defensiva, com temor ou rejeição, na maioria das vezes.

Mesmo pessoas mais esclarecidas e atualizadas revelam-se surpresas com as mudanças sociais, políticas, econômicas, tecnológicas, culturais, ecológicas, etc., que acontecem ao longo da vida. Essas transformações fazem com que a vida não seja um caminho linear em que as pessoas percorram livres e desimpedidas.

Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

Almoxarifado - continuação

2010-11-22T22:02:00.001-03:00

Analisando os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado:

CONTROLE: Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

RECEBIMENTO: As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

O recebimento compreende quatro fases:

Fase: Entrada de materiais;
Fase: Conferência quantitativa;
Fase: Conferência qualitativa;
Fase: Regularização

ARMAZENAGEM

A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.

FASES DESCRIÇÃO

Fase: Verificação das condições de recebimento do material;
Fase: Identificação do material;
Fase: Guarda na localização adotada;
Fase: Informação da localização física de guarda ao controle;
Fase: Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;
Fase: Separação para distribuição;

DISTRIBUIÇÃO Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

DOCUMENTOS UTILIZADOS Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho:

Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas): documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;
Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas): documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado;
Comunicação de Irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;
Relatório técnico de inspeção: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;
Requisição de material: documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado;
Devolução de material: documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material por ventura requisitadas além do necessário;

PERFIL DO ALMOXARIFE

O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e disciplina.

Almoxarifado

2010-09-29T21:58:00.001-03:00

Histórico dos Almoxarifados Primitivos.

O almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada. Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações. O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa "depositar".

Conceituação: Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa.

O almoxarifado deverá:

Assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;
Impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
Preservar a qualidade e as quantidades exatas;
Possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente;

Depositar materiais em um almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco Portanto pode-se comparar o esquema de funcionamento do almoxarifado ao de um banco, conforme esquema abaixo:

BANCO ALMOXARIFADO

Entrada para estoque Ficha de depósito bancário Nota fiscal de compra

Saída do estoque Cheque Requisição de material

Eficiência do Almoxarifado

A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente:

Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;
Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;

Organização do Almoxarifado:

O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo: Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições:

Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;
Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;
Manter atualizados os registros necessários;

Controle seu estoque

2010-09-08T23:33:00.005-03:00

LUCRO

VENDAS

CONFIANÇA

ESTOQUE CONTROLADO

ALMOXARIFADO ORGANIZADO