Almoxarifado - continuação

Analisando os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado:

CONTROLE: Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

RECEBIMENTO: As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

O recebimento compreende quatro fases:

1. Fase: Entrada de materiais;
   
2. Fase: Conferência quantitativa;
   
3. Fase: Conferência qualitativa;
   
4. Fase: Regularização
   

ARMAZENAGEM

A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.

FASES DESCRIÇÃO

1. Fase: Verificação das condições de recebimento do material;
   
2. Fase: Identificação do material;
   
3. Fase: Guarda na localização adotada;
   
4. Fase: Informação da localização física de guarda ao controle;
   
5. Fase: Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;
   
6. Fase: Separação para distribuição;
   

DISTRIBUIÇÃO Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

DOCUMENTOS UTILIZADOS Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho:

1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas): documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;
   
2. Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas): documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado;
   
3. Comunicação de Irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;
   
4. Relatório técnico de inspeção: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;
   
5. Requisição de material: documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado;
   
6. Devolução de material: documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material por ventura requisitadas além do necessário;
   

PERFIL DO ALMOXARIFE

O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e disciplina.